Der Diktierende hält ein mobiles Diktiergerät in der Hand, kann aufzeichnen, spulen, Indexmarken setzen, Passagen übersprechen, usw. Die klassische Abspielstation wird durch den PC ersetzt. Auf ihm ist die DSS Player Software zur Wiedergabe von Diktaten installiert. Diese Software wird von der Sekretärin mittels Fußschalter gesteuert, der Kopfhörer wird in den entsprechenden Ausgang der Soundkarte gesteckt. Darüber hinaus bieten digitale Diktiergeräte natürlich eine Menge zusätzlicher Möglichkeiten, wie z.B. Einfügen, Voranstellen, Anfügen von Passagen sowie die Möglichkeit, Diktate dauerhaft zu archivieren oder per Mail/Netzwerk zu versenden.

Die Dateien werden im dss-Format (digital speech standard) gespeichert, das u.a. von Grundig und Olympus verwendet wird. Das hochkomprimierte Aufzeichnungsverfahren (ähnlich mp3) sorgt für kristallklare Klangqualität bei vertretbaren Dateigrößen. Aufgezeichnet wird entweder auf wechselbaren SmartMedia-Cards oder auf interne Flash-Speicher, die mittels Kabel auf den PC übertragen werden.

Der dss-Player kann auch Wave-Dateien abspielen. Sie können auch Ihre dss-Dateien in Wave umwandeln mittels "Speichern unter...", jedoch nicht umgekehrt.

Alle Dateien, die Sie von einem Diktiergerät mit PC-Verbindung auf den PC übertragen haben, können Sie per eMail verschicken, aber auch archivieren, auf CD brennen, usw. Der Empfänger benötigt die dss-Player Software, um die Dateien anhören zu können.